Categorie: reporting & visuals

modelrapport, visualisatie, normen, effectrapportage, monitor, bestuursrapport, managementoverzicht

vroegsignalering Haagse consultatiebureaus 2001

tijdelijke regeling voegsignalering
De stichting Thuiszorg Den Haag en de gemeente streefden naar een sluitende aanpak voor 0 tot 6-jarigen. Dit beleid kon mede worden gerealiseerd, binnen de kaders van de “tijdelijke regeling voegsignalering (TRV)”.
De tijdelijke regeling vroegsignalering was ambitieus. Voor een sluitende aanpak dienden allerhande onderdelen van het takenpakket van de consultatiebureaus te worden toegesneden op de vroegsignalering:
. vergroten bereik consultatiebureaus door extra oproepen, huisbezoeken en interne en externe groepsconsulten
. vergroten inzicht “niet verschijnen”, “verhuizingen”, “begeleiding door huisartsen” en “kwetsbare groepen”
. identificatie van risicokinderen
. advisering en toeleiding
. registratie en evaluatie
. afstemming met functie ‘spoorloze kinderen’
. deelname in de stadsdelen in de netwerken 0 6 en casuïstiek-netwerken
. dossieroverdracht aan andere consultatiebureaus bij verhuizingen en aan JGZ bij 4-jarigen.
De gemeente wilde voortvarend deze nieuwe taak oppakken en de stichting in de gelegenheid stellen daarvoor de benodigde maatregelen te nemen. Gezien de veelvormigheid van de doelstellingen en de veelheid van betrokkenen een intensief traject.
inrichten TRV-registratie
Noodzakelijk voor een sluitende aanpak was een sluitende registratie. Vanuit de tijdelijke regeling voegsignalering werden overheidswege aanzienlijke en specifieke evaluatie-eisen gesteld. De Loos Monitoring richt zich op een verbeterde registratie van bereik, signalering, advies, aanbod en TRV-activiteiten. Ook vertaalde De Loos Monitoring de evaluatieverplichtingen naar te registreren gegevens en leverde de consultatiebureaus hiervoor een systematiek. De registratie is door De Loos Monitoring aangepast op de volgende punten:
. eenvoudiger in te vullen door consultatieartsen, wijkverpleegkundigen en/of assistenten op de consultatiebureaus;
. betere aansluiting op bestaande praktijk op de consultatiebureaus
. samenvoeging de functies planning, presentie, registratie, verwijzing, verantwoording en evaluatie
. geschikt voor zuigelingen, peuters, groepen en teams
. voor registratie op zitting, huisbezoeken of elders
. ook voor TRV-activiteiten spreekuur, bijeenkomst, oudercursus, samenwerking en bijscholing
. inclusief ‘afvinken’ na diverse controles
De Loos Monitoring organiseerde en realiseerde een centrale verwerking van bijna 80.000 consulten.
analyse vroegsignalering
De stichting Thuiszorg Den Haag en de gemeente hadden de gezamenlijke wens om in de regio voegsignalering verder in beeld te brengen: verbeteringsgerichte informatie en toegesneden op de populatie in de regio en samenwerkingen in de regio:
. welke aandachtsgroepen op welke wijze en in welke mate bereikt werden
. welke bevindingen de consultatiebureaus deden, uitgesplitst naar deelgebieden en doelgroepen
. in welke mate en op welke wijze jongere kinderen werden begeleid en toegeleid
. en welke instellingen (cb’s, voorscholen, psz) daarbij in welke mate betrokken waren
Gezien de krappe tijdsspanne heeft De Loos Monitoring vooraleerst ervoor zorg gedragen, dat de gemeente kon voldoen aan de evaluatieverplichting richting het rijk.
De Loos Monitoring leverde daarnaast een standaard managementrapportage en een beleidsrapportage, waarmee eenvoudig de laatste ontwikkelingen en de huidige stand van zaken konden worden beoordeeld.

Rotterdamse onderwijsmonitor 2002

De Rotterdamse onderwijsmonitor (kortweg ROM) leverde uiteenlopende dataverzamelingen, onderzoeksrapportages en jaarverslagen om het Rotterdamse onderwijsveld in kaart te brengen, leverde geen overzicht. Verschillende rapporten leverde tegenstrijdige informatie. De kosten voor alle afzonderlijke rapportages liepen op. En het beheer van gegevens en informatie was verspreid over diverse instellingen.
De Loos Monitoring heeft in samenwerking met BMC Interface en CNS International een datamodel opgezet voor een integrale dataverzameling, waarin gegevens van diverse herkomst en kwaliteit zijn opgeslagen. Enkele opvallende zaken:
· door vergelijking van allerhande basisgegevens kon nieuwe informatie worden afgeleid (indicatoren);
· er zijn deelgemeentelijke en schoolbestuurlijke rapportages opgesteld, direct afgestemd voor een functioneel gebruik;
· middels de reportingtool DWExplorer werd het mogelijk verdiepende analyses en evaluaties te doen.
Hieronder een schematisch overzicht van de relatie tussen het datamodel en de functie voor bestuur en management.

Het datamodel is zeer uitgebreid en ‘uitbreidbaar’. Het kent een achttal feitentabellen, zoals ‘deelname’, ‘uitstroom’, ‘prestaties’, ‘examens’, ‘indicatie’, waarmee vrijwel alle relevante beleidsvragen kunnen worden beantwoord.
De feiten zijn gekoppeld aan een negental dimensies, waaronder ‘leerling’, ‘school’, ‘opleiding/toets’. Van deze drie dimensies zijn voor elk zo’n twintig kenmerken beschikbaar. Ten behoeve van de dimensie ‘tijd’ worden ook ‘historische’ gegevens opgeslagen. Zie hieronder een nader uitgewerkt datamodel.

Lucasmonitor 2003

In de SCO Lucasmonitor zijn scholen van SCO Lucasstichting voor primair onderwijs cijfermatig in beeld gebracht.
gelede rapportage
De Lucasmonitor primair onderwijs kent een gelede rapportage: de monitor bestaat uit een bestuursrapportage, zes kringrapporten én schoolrapporten.
In de Lucasmonitor zijn scholen ingedeeld in zes kringen, waarin scholen onderling samenwerken en informatie en expertise uitwisselen. De kringen zijn samengesteld op basis van geografische ligging, overeenkomsten en zodanig dat de scholen voor speciaal onderwijs min of meer gelijkelijk over de kringen zijn verdeeld. Deze bestuursrapportage bespreekt niet de SCO Lucasscholen afzonderlijk, maar de zes kringen.
De functie van de bestuursrapportage is vierledig:
. de beschikbare informatie over de SCO Lucasscholen systematisch en overzichtelijk presenteren;
. handreikingen bieden aan de SCO Lucasstichting om prioriteiten te formuleren ten aanzien van hun scholen;
. cijfermatige onderbouwing leveren voor een gerichte en specifieke belangenvertegenwoordiging door de SCO Lucasstichting;
. het tonen van de betrokkenheid en ambitie van het bestuur ten aanzien van haar scholen.
In samenhang met deze bestuursrapportage zijn zes kringrapporten opgesteld, waarin de betreffende scholen onderling worden vergeleken. Van alle scholen is een schoolrapport opgemaakt met daarin de eigen cijfers en resultaten van de afgelopen jaren. Zo kan de school zichzelf vergelijken in de tijd.
Op basis van deze bestuursrapportage wil de SCO Lucas de problemen en kansen van de scholen binnen de kringen beoordelen. De scholen wordt gevraagd op basis van het kringrapport en schoolrapport zelfstandig en in kringverband richting te geven aan de onderlinge samenwerking binnen de kring. Het schoolrapport levert een bron voor zelfevaluatie en heeft zo een functie in portfoliogesprekken tussen management en bestuur.
De monitor is uitgevoerd in samenwerking met de SCO Lucas, OnderwijsSupport, Automatiseringsbureau Zuid-Holland West en De Loos Monitoring in 2001 en in 2003.
vertrekpunt
De SCO Lucasstichting beschikte over uitvoerig feitenmateriaal over haar scholen voor primair onderwijs. De stichting wilde beter gebruik maken van deze gegevens. En de professionaliteit binnen scholen middels collegiale consultatie beter benutten.
De Loos Monitoring verzorgde een gelede rapportage:
· ‘toplijsten’ waarmee het bestuur de sterkste en zwakste scholen kan onderscheiden op 35 indicatoren als ‘eindtoets’, ‘ziekteverlof’, ‘verwijzingen SO’ en ‘SE-factor’ (hieronder een voorbeeld van de toplijst ‘taalvaardigheid’;

· een ‘bestuursrapportage’ met kringprofielen, waarin scholengroepen onderling zijn vergeleken en onderscheiden voor een meer gerichte belangenbehartiging en ondersteuning (hieronder een voorbeeld van kringprofiel);

· ‘kringrapporten’ waarin scholen met min of meer gelijke omstandigheden worden vergeleken. Zo kunnen zij elkaar collegiaal onderling ondersteunen;
· ‘schoolrapporten’ waarmee scholen de eigen ontwikkeling in de tijd kunnen zien.
De techniek van de gelaagde rapportage is zodanig ‘eenvoudig’ dat deze grotendeels in eigen beheer kan worden uitgevoerd. Minimale ondersteuning voor het onderhoud van het indicatorenstelsel en voor een beperkte statistische bewerking is jaarlijks noodzakelijk.